Firmy na całym świecie wykorzystują ramy kompetencji, aby sprecyzować wymagania stawiane przed pracownikami. Stanowią one strukturę określającą każdą indywidualną umiejętność potrzebną do pracy na stanowiskach niezależnych, w małych zespołach oraz dużych jednostkach organizacyjnych. Dziś omawiamy, czym są ramy kompetencji oraz jaki sposób można je zmierzyć.
Oczywistym jest, że pracownik musi posiadać pewne konkretne zdolności, aby mógł poprawnie wykonywać swoje obowiązki i przynieść firmie korzyści. Istotne są również umiejętności wykraczające poza opis stanowiska, ale mające ogromne znaczenie dla pracy zespołowej (np. zdolności przywódcze, umiejętność do rozwiązywania problemów, myślenie logiczne lub kreatywne). Ich posiadanie decyduje między innymi o tym, jak dobrze zespół będzie radził sobie w sytuacjach nagłych, nieprzewidzianych. Z tego powodu powstały ramy kompetencji, które pomagają zrozumieć pracodawcom zakres umiejętności przypisanych do konkretnej roli w organizacji.
Zanim zaczniemy wyjaśniać, czym są ramy kompetencji, musimy ustalić, czym tak właściwie są kompetencje. Jest to pewnego rodzaju nacisk kładziony na pracowników przez pracodawców, który dotyczy czyjegoś zachowania. Kompetencje mogą odnosić się zarówno do wiedzy merytorycznej, jak i zdolności praktycznych, które musi posiadać dana osoba, aby poprawnie i skutecznie wykonywać swoją pracę. Umiejętności te można posiadać już w chwili rozpoczęcia pracy lub nabyć je z czasem poprzez uczenie się (praktykowanie).
Czym są ramy kompetencji?
Ramy kompetencji pozwalają określić, jakie kompetencje kandydata do pracy muszą wystąpić, aby zespół pracowników (w którym ta osoba będzie pracować) odniósł sukces. Przedsiębiorstwo musi zrozumieć, jakie umiejętności oraz jaki zakres wiedzy można rozwinąć, aby zwiększyć szansę na osiągniecie założonych celów biznesowych. Cele te mogą być krótko- lub długoterminowe, a ich istotność może być bardzo różna, jednak ostatecznie przekładają się na wyniki firmy, jej pozycję, wizerunek oraz społeczny wydźwięk.
Każda firma musi określić własne ramy kompetencji i zróżnicować je pod względem stanowisk oraz działów. Opis ten musi być maksymalnie precyzyjny, a także skonstruowany w taki sposób, aby ramy odnoszące się do poszczególnych osób w zespole uzupełniały się wzajemnie. Pracownicy muszą być w stanie sprostać wymaganiom, wspierać się oraz pozytywnie na siebie oddziaływać. Prawidłowo zdefiniowane ramy kompetencji pomagają rozwijać się zarówno jednostkom, jak i całemu zespołowi. Precyzyjne określone wymagania zawodowe mogą zwiększyć poziom wydajności oraz zapewnić transparentność poszczególnych ról w organizacji. W ten sposób można dostrzec wyraźny związek pomiędzy wynikami uzyskiwanymi przez konkretne osoby a całe grupy.
Za pomocą ram kompetencji pracodawcy mogą wysnuć rzetelne wnioski odnośnie narzucanych wobec pracowników wymagań. Dowiedzą się, czy nie są one zbyt wysokie lub zbyt niskie, a także jakich elementów brakuje w zespole i które stanowisko powinno uzupełnić tą lukę. W tym miejscu należy wspomnieć, że elastyczność względem umiejętności pracowników jest równie ważna jak określenie sztywnych ram kompetencji. W dzisiejszym świecie bowiem dochodzi do szybkich zmian ekonomicznych i społecznych, do których należy dostosować się względnie płynnie, aby móc utrzymać się w swojej branży. Choć zdolności pracowników powinny być zatem precyzyjnie określone, jednocześnie muszą być otwarte na zmiany, zdolne do modyfikacji i uzupełnienia.
Dlaczego firma powinna posiadać ramy kompetencji?
Dobrze określone remy kompetencji przynoszą korzyści w różnych obszarach. Przede wszystkim pomagają pracownikom w zrozumieniu, czego się od nich wymaga oraz jakie obowiązki wynikają z pełnionej przez nich roli. Z jednej strony mogą zatem podjąć się pracy w miejscu, które będzie do nich pasować, czyli podjąć stanowisko, które jest zgodne z ich wiedzą, zdolnościami, stylem pracy oraz ambicjami na przyszłość. Z drugiej zaś strony pracownicy wiedzą, jaki jest zakres ich bieżących kompetencji, więc mogą bronić się przed delegowaniem do zadań wykraczających poza ten zakres. Jednocześnie zyskują wyraźnie określone wytyczne prowadzące do sukcesu zawodowego, zarówno własnego, jak i całej organizacji. Ramy kompetencji określają, co jest potrzebne, aby osiągnąć doskonałość. Można zatem uznać je jako wskazówki dotyczące rozwoju osobistego, gdyż pracownicy dowiadują się dzięki nim, czego im brakuje oraz w jaki sposób mogą się poprawić.
Ramy kompetencji powinny obejmować informacje o organizacji, jej roli i obowiązkach, a także to, w jaki sposób konkretna praca wpływa na uzyskiwany wynik finansowy. Pomaga to pracownikom odnaleźć sens swojego zajęcia, przeciwdziałając tym samym wypaleniu zawodowemu i motywując się do samodoskonalenia się. Z punktu widzenia organizacji, ramy kompetencji służą do zatrzymywania talentów, gdyż uzdolnieni pracownicy chętniej pozostają w firmach, w których mają jasno zdefiniowaną ścieżkę rozwoju. Pomaga to w procesach wewnętrznego zatrudnienia.
W ujęciu zespołowym wyraźnie określone wymagania wpływają pozytywnie na jakość pracy i mobilność wewnętrzną. Pracownicy wiedzą według jakich kryteriów są oceniani i co muszą zrobić, aby uzyskać premię lub awans. Kierownicy mogą na podstawie kryteriów zawodowych odnajdywać wąskie gardła i braki wymagające uzupełnienia. Ramy kompetencji mogą być wykorzystywane jako narzędzie do analizy porównawczej na stanowisko, co pomaga zespołom HR w poszukiwaniach idealnych kandydatów do pracy oraz opracowywaniu planu rekrutacyjnego.
Jak ustalić ramy kompetencji?
W każdej organizacji ramy kompetencji mogą być wykorzystywane w szerokim ujęciu. Działy HR mogą tworzyć na ich podstawie raporty dotyczące stanu i efektywności zatrudnienia, które dostarczane są do kierownictwa wyższego szczebla, co z kolei pomaga planować skuteczne strategie dotyczące zatrudnienia oraz podejmować lepsze decyzje podczas rozmów rekrutacyjnych. Wymagania zawodowe mogą być ustalane dla nowych stanowisk, wolnych wakatów oraz w rekrutacji wewnętrznej. Niezależnie jednak od swego przeznaczenia proces ustalania ram kompetencji jest zawsze taki sam. Chodzi bowiem o analizę danych, która w przypadku już istniejących stanowisk powinna opierać się na wglądzie historycznym, porównaniu kompetencji posiadanych przez wcześniejszych pracowników oraz poszukiwaniu brakujących zdolności. Należy zatem zastanowić się, jakie zdolności zostały pominięte i nie były posiadana przez osoby pełniące wcześniej to samo stanowisko, a także co spowodowało, że przestały pracować lub nie osiągały zadowalających wyników.
Przy tworzeniu nowych stanowisk należy przeanalizować zarówno to, co jest potrzebne do podjęcia się wymaganych zadań, jak również to, czego potrzebuje dany zespół, o jakie zdolności trzeba go wzbogacić. W rekrutacji wewnętrznej świetnie sprawdzą się testy psychometryczne. Pracownicy biorą udział w krótkim badaniu opartym na psychometrii i ocenie cech osobowości, które dostarczają danych o ich zdolnościach i predyspozycjach. Następnie działy HR mogą wyszukać spośród już zatrudnionych osoby, które najlepiej sprawdziłyby się na innym stanowisku, po czym zaproponować przeniesienie. W ten sposób firma może w pełni wykorzystać potencjał swoich pracowników, a także zdefiniować ich mocne i słabe strony.
