Informacja zwrotna 360° zrewolucjonizowała rynek HR w sektorze planowania rozwoju osobistego pracowników. Narzędzie to idealnie wkomponowuje się w zintegrowany system zarządzania, dostarczając interesariuszom poufnych opinii na temat pracowników. Pora zatem przyjrzeć się, czym jest informacja zwrotna 360° oraz w jakim celu się ją stosuje?
Pozyskiwanie i analizowanie informacji stanowi centrum wszelkiego rodzaju działalności. Na każdym poziomie funkcjonowania człowieka oraz organizacji (jako spójnego systemu zależności) odnaleźć można modyfikację najprostszego, a zarazem najważniejszego procesu występującego między ludźmi, czyli komunikowania. Schemat ten wynika z podstawowej potrzeby człowieka, czyli chęci zrozumienia innych oraz bycia przez nich zrozumiałymi. Udzielanie i otrzymywanie opinii stało się podstawą dokonywania ocen i podsumowań, a także planowania działań na przyszłość. Informacja zwrotna 360° stanowi kolejną odsłonę rozbudowywanego z biegiem lat mechanizmu komunikacji, który został dostosowany do potrzeb biznesu, przełożony na relacje między przełożonym a pracownikiem i odnosi się zazwyczaj do osoby trzeciej, która z tego procesu została wyłączona.
Przekazywanie informacji zwrotnej 360° opiera się na poufności i anonimowości. Służy zaś osiągnięciu konkretnego celu. W większości przypadku cel ten dotyczy weryfikacji jakości pracy oraz funkcjonowania osoby trzeciej w środowisku biznesowym.
Czym jest informacja zwrotna 360°?
Proces informacji zwrotnej 360° to system angażujący pracowników do komunikacji z przełożonymi w celu dostarczenia anonimowej opinii dotyczącej jakiejś osoby zatrudnionej w firmie. Informacja taka obejmuje ogólną recenzję mocnych i słabych stron wskazanego współpracownika, opinię na temat jego funkcjonowania w organizacji, w tym także angażowania się w relacje z innymi. W analizie może znaleźć się między innymi wzmianka o ewentualnych konfliktach lub niepożądanych zachowaniach, a jednocześnie może uwydatnić dobre cechy i umiejętności. Współpracownicy mogą poświadczyć o danej osobie, o tym, czy jest wiarygodna, godna zaufania, przyjacielsko nastawiona do pracy i chętnie niesie pomoc innym. W informacji zwrotnej mogą znaleźć się również propozycje ulepszeń i usprawnień w konkretnych działach lub sugestie mogące przynieść korzyść wszystkim pracownikom. Zazwyczaj zalecenia odnoszą się do okresu, który jest zgodny z planem rozwoju organizacji.
Informacja zwrotna 360° może być udzielana nie tylko przez pracowników, ale wszystkich interesariuszy powiązanych z firmą. W procesie mogą zatem uczestniczyć również klienci, dostawcy, kierowcy oraz społeczności lokalne. Ważnym elementem takiego działania jest zachowanie anonimowości i poufności, co ma zmniejszać szanse na powstawanie uprzedzeń, wykształcenie się ostracyzmu, mobbingu czy faworyzowania.
Ocena 360° powinna być prowadzona co kwartał i stanowić element ogólnej analizy efektywności pracowników. Dotyczy tylko jednej i konkretnej osoby, dlatego jest to bezpośrednie narzędzie pomocy menadżerom w zarządzaniu swoimi działami. Odpowiednio przygotowana pozwala wskazać braki w kompetencjach, które wymagają uzupełnienia. Jednocześnie pracownicy za jej pomocą mogą chronić swoją pozycję poprzez potwierdzanie swojego wkładu i zaangażowania. Informacja zwrotna powinna stanowić wskaźnik do planowania rozwoju całorocznego, po czym co kwartał być ponawiana.
Jak wygląda proces udzielania opinii 360°?
Dzięki zaangażowaniu wszystkich kluczowych dla firmy interesariuszy, ocena 360° może być wykorzystywana nie tylko jako narzędzie do analizy kompetencji pracowników, ale także najważniejszych obszarów działania przedsiębiorstwa. Za pomocą tego narzędzia można wskazać miejsca wymagające poprawy, a także śledzić postępy wynikające z wprowadzonych innowacji.
Aby przeprowadzić proces oceny 360°, wystarczy sięgnąć po nowoczesną technologię z sektora HR. Przykładowo można skorzystać z anonimowych kwestionariuszy i ankiet. Staffly stanowi narzędzie do oceny online, które dostarcza informacji o kompetencjach i preferencjach pracowników. Za jego pomocą działy HR uzyskują informację zwrotną na temat trafności decyzji rekrutacyjnych, co z kolei pomaga szczegółowo planować strategię zatrudnienia. Wszystkie dane są poufne i mogą być wykorzystywane w standaryzowanych raportach odnoszących się do mocnych i słabych stron organizacji, a także planowania strategicznych celów długoterminowych.
Dlaczego firmy powinny pozyskiwać informacje zwrotne 360°?
- zdobycie danych jakościowych i ilościowych,
- pozyskane dane są ogólnie dostępne dla menedżerów oraz kierownictwa wyższego szczebla,
- pomoc w identyfikacji mocnych i słabych stron pracowników,
- przeanalizowanie konkretnych obszarów działania,
- wzmocnienie powiązań między kompetencjami i zachowaniem, a zajmowanym stanowiskiem,
- łatwiejszy i bardziej precyzyjny rozwój pracowników.
Jak uzyskać prawidłową opinię zwrotną?
Informacja zwrotna informacji zwrotnej nie równa. Oznacza to, że wydana opinia może być dobra lub zła, co wynika bezpośrednio z niedociągnięć związanych z samym procesem. Może zdarzyć się, że jeśli firma zabierze zbyt wiele informacji, mechanizm zostanie przeciążony, więc będzie nieefektywny. Problem może pojawić się również wtedy, gdy pracownicy nie są przyzwyczajeni do udzielania informacji zwrotnej. Brak otwartości w tym obszarze może znacznie pogorszyć atmosferę w pracy.
Dobrze przygotowana i pozyskana opinia zwrotna 360° może być wykorzystana jako centralny element programów rozwoju przywództwa. Uwagi pracowników mogą służyć do wyłonienia ukrytych liderów. Jednocześnie, jeśli sam proces pozbawiony jest nachalności i krytycyzmu, pozyskiwanie informacji zwrotnych jest łatwe i stanowi stałe źródło aktualnych danych o stanie przedsiębiorstwa. Ocena 360° powinna rozpocząć się tuż po rozpoczęciu pracy, gdyż właśnie wtedy pracownik potrzebuje największego wsparcia. Podejmuje pierwsze zadania, a uzyskane informacje zwrotne ułatwiają i przyspieszają osiągnięcie w nich biegłości.
