Ostatnie dwa lata wymusiły na firmach na całym świecie zmianę trybu pracy. Spora część pracowników musiała przeobrazić swój dom w biuro. Firmy zaś musiały wypracować sposoby na skorelowanie działań ludzi z różnych miejsc, kontrolować ich czas pracy oraz osiągane wyniki. Wszystko to przełożyło się na ogólną zmianę w sposobie komunikacji. Dziś przeanalizujemy, w jaki sposób prowadzić komunikację podczas pracy zdalnej oraz jakie narzędzia mogą pomóc w opracowaniu całego procesu komunikacji.
Praca zdalna i praca hybrydowa
Praca zdalna przez długi czas była postrzegana jako doskonały sposób na obniżenie kosztów powierzchni biurowej. Jednocześnie zapewniała szeroki dostęp do zaplecza pracowników z różnych specjalizacji i lokalizacji, a w tym dawała możliwość pozyskiwania trudno dostępnych talentów. Osoby takie mogły wykonywać pracę dla danej firmy z dowolnego miejsca na świecie. Nie pojawiały się fizycznie w siedzibie, jednak przedsiębiorstwo i tak posiadało wartościowego pracownika.
Wyzwania wynikające z pandemii koronawirusa (COVID-19) znacznie przyspieszyły wprowadzanie pracy zdalnej. Wiele firm musiało tworzyć w pośpiechu nowe modele pracy, co w efekcie doprowadziło do nieścisłości i absurdów, które naprawiane są do dziś. Kluczem do wdrożenia dobrze działającego mechanizmu home office jest dostosowana pod nowe potrzeby strategia komunikacji wewnętrznej (komunikacji pomiędzy pracownikami w jednym dziale, komunikacji międzydziałowej, jak i komunikacji pomiędzy pracownikami a przełożonymi).
Aktualnie większość firm posiada już wypracowane systemy pracy zdalnej i/lub hybrydowej. Wiele zawodów przeniosło część działań do domu, szczególnie w odniesieniu do stanowisk biurowych, w której obowiązki wykonywane są głównie za pomocą komputera. Dotyczy to również zawodów opierających się na tworzeniu różnego rodzaju projektów i treści. Łatwiej jest bowiem taką pracę rozliczyć na podstawie konkretnego dzieła. Praca zdalna i/lub hybrydowa pojawia się również w nowych ogłoszeniach o pracę w znacznie większym stopniu, niż jeszcze kilka lat temu, gdy taka praktyka była rzadkością.
Zazwyczaj osoby pracujące z domu wykazują się większą produktywnością, gdyż podejmując się jakiegoś zadania, spędzają nad nim tyle czasu, ile jest potrzebne do jego wykonania. Oznacza to, że nie ograniczają się do sztywnych godzin pracy i mogą reagować na zmiany praktycznie przez całą dobę. Home office zwiększa również kreatywność, innowację oraz poprawia samopoczucie. Pracownicy działają w komfortowym środowisku, znika więc wiele czynników stresogennych, co przekłada się na większe zaangażowanie i chęć do pracy. Podświadomie również pracownicy zdalni czują potrzebę potwierdzania faktu, że pracują i nie migają się od powierzonych im obowiązków. Z tego względu zazwyczaj chętniej podchodzą do wszelkich form raportowania. Łatwo jest w ten sposób śledzić postępy poszczególnych pracowników, co znacznie normuje pracę całego działu, wprowadza większy porządek i spójność organizacyjną.
Oczywiście, nie można zapomnieć również o negatywnych stronach pracy zdalnej. Przede wszystkim problemem jest brak możliwości nawiązywania relacji bezpośrednich ze współpracownikami. Społeczny aspekt pracy biurowej pod tym względem wygrywa, gdyż wszelkiego typu spotkania i rozmowy pozytywnie wpływają na nasz mózg. Człowiek jest istotą społeczną, dlatego brak kontaktu z innymi ludźmi jest dla nas bardzo uciążliwy, a w skrajnych przypadkach może przyczynić się do rozwoju np. depresji. W ujęciu korzyści zawodowych warto wspomnieć również o tym, że praca zdalna znacznie utrudnia wymianę pomysłów i organizowanie spontanicznych tzw. burz mózgów. Pracując z domu trudniej jest uzyskać pomoc, dlatego tym bardziej firmy muszą wprowadzić taki mechanizm pracy zdalnej, aby zniwelować ten problem. Konieczne jest opracowanie strategii komunikacji, która uwzględniać będzie sposób raportowania postępów, będzie umożliwiać podejmowanie współpracy, dawać możliwość organizacji spotkań online oraz zapewni system pomocy pracownikom.
Styl komunikacji hybrydowej
Aby móc opracować skuteczną strategię komunikacji dla pracy zdalnej lub hybrydowej, konieczne jest określenie stylu komunikacji, jakim naturalnie posługują się pracownicy. Tylko w ten sposób można wdrożyć praktykę, która nie zaburzy już wypracowanych schematów dotyczących delegowania zadań, dostarczania i analizowania materiałów, uzyskania akceptacji dla projektów oraz wprowadzania do nich poprawek. Tylko jeśli komunikacja nie będzie powodować zatargów, nieścisłości i konfliktów, możemy oczekiwać wartościowych wyników z pracy zdalnej.
Aby ustalić, jaki jest preferowany styl komunikacji pracowników oddelegowanych do pracy zdalnej, przełożeni muszą spróbować postawić się w ich sytuacji. Powinni zastanowić się, z jakimi wyzwania muszą się mierzyć, jakie napotykają bariery komunikacyjne oraz w jaki sposób najbardziej efektywnie im się pracuje. Przykładowo niektórzy potrzebują częstego przydzielania zadań składowych, które ostatecznie prowadzą do realizacji dużego projektu. Obowiązek koordynowania tych zadań spoczywa jednak na menadżerze, który czuwa nad pracą całego działu. Osoby takie mogą potrzebować każdorazowego potwierdzenia, że dobrze wykonali swoje zadanie, w przeciwnym razie odczuwają niepewność i zagubienie.
Inni natomiast nie przepadają za zbytnią kontrolą. Wystarczy im wskazać ostateczny cel, aby samodzielnie zorganizowali sobie pracę. W takich przypadkach oczekiwanie częstych raportów będzie niepotrzebnym czynnikiem rozpraszającym. Pracownik o takim stylu pracy na home office może tak mocno skupiać się na swoim zadaniu, że nie będzie na bieżąco sprawdzał wiadomości na komunikatorach firmowych czy innych modułach do pracy grupowej. Jeśli pracownik woli pracować po kilka godzin, po czym robić sobie dłuższe przerwy, ale jednocześnie wydłuża swój dzień pracy do późnego wieczora, należy mu na to pozwolić. Taką osobę powinno się rozliczać z wykonania konkretnych zadań, a nie z tego, w jaki sposób były wykonywane.
Zrozumienie indywidualnego stylu komunikacji swojego pracownika oraz pozwolenie mu pracować w domu w taki sposób, jaki jest dla niego najwygodniejszy, wpływa na ogólną jakość pracy. Konieczne jest znalezienie odpowiedniego balansu, aby z jednej strony zapewnić swobodę działania, a z drugiej – dbać o terminowość oraz organizację pracy grupowej. Należy również pamiętać, że praca zdalna nie jest dla każdego. Niektórzy mogą mieć problemy z utrzymaniem skupienia w domu. Mogą ich rozpraszać dzieci domagające się uwagi lub zalegające obowiązki domowe. Co więcej, praca zdalna przyczynia się do rozwoju albo pogłębienia pracoholizmu. Niektórzy nie potrafią oddzielić pracy od życia osobistego, co w efekcie doprowadza do tego, że zapominają o odpoczynku i relaksie. Może to z kolei powodować spore problemy natury zdrowotnej, zarówno w ujęciu fizycznym, jak i psychicznym.
Jak określić styl komunikacji?
Aby ustalić dominujący styl komunikacji, należy przyjrzeć się zachowaniu pracowników. W tym celu stosuje się narzędzia do oceny cech osobowości. Na platformie Staffly użytkownicy mogą wypełnić testy psychometryczne, które pozwalają określić nie tylko zachowanie, ale także umiejętności oraz predyspozycje. Pracodawca może ocenić swoich pracowników pod kątem różnych czynników osobowości, takich jak: sumienność, ekstrawersja, kompetencje komunikacyjne, zdolność do współpracy, skłonność do podejmowania ryzyka, inteligencja emocjonalna czy też poziom empatii i otwartości. Wszechstronna ocena psychometryczna oraz analiza cech osobowości pozwalają przewidzieć, w jaki sposób dana osoba będzie się zachowywać. Umożliwia to z kolei ustalenie tego, jaki styl pracy preferuje dana osoba.
Psychometria stanowi naukową odpowiedź na potrzebę lepszego zrozumienia zachowań ludzi oraz dostosowania środowiska pracy do osobowości człowieka. Z tego względu stanowi doskonałe narzędzie pomocnicze przy ustalaniu komunikacji z pracownikami oddelegowanymi do pracy zdalnej lub hybrydowej. Wyjątkową zaletą stosowania testów psychometrycznych jest również to, że pozwalają odkryć mocne i słabe strony człowieka, dzięki czemu wiadomo, które osoby lepiej sprawdzą się na konkretnych stanowiskach, a w tym czy praca zdalna będzie im pomagać czy szkodzić. Na tej podstawie można zbudować wszechstronnie działający, a przy tym dobrze współgrający zespół, któremu dużo łatwiej będzie osiągać założone cele.
