W psychologi istnieje tzw. efekt pierwszego wrażenia, który polega na kształtowaniu opinii o rozmówcy na podstawie jego wyglądu oraz wysyłanych przez niego sygnałów niewerbalnych. Zazwyczaj ocena trwa od kilkunastu do kilkudziesięciu pierwszych sekund. Podobnie jest w przypadku kontaktu pracownika z przełożonym i współpracownikami. Ocenie podlega miejsce pracy oraz panująca w nim atmosfera. Z tego też względu nawiązywanie zdrowych relacji z nowo zatrudnionymi osobami stanowi ważny kierunek działań HR na całym świecie.
Czym jest onboarding?
Termin onboarding został wprowadzony w latach 70. XX w. i jest aktualnie jednym z największych wyzwań branży HR. Rekruterzy muszą dbać o nawiązywanie zdrowych relacji już na samym początku podejmowanej współpracy. Mówiąc inaczej, onboarding polega na kreowaniu przyjaznego środowiska pracy – tworzeniu warunków, w których wszyscy pracownicy czują się komfortowo. Nie jest to jednorazowe działanie, a cały ciąg czynności, które wynikają ze świadomości, że rekrutacja nie kończy się w momencie podpisania umowy. To długi proces, który wymaga znacznie więcej niż oficjalne przedstawienie nowego pracownika współpracownikom.
Onboarding to sposób integracji, który ma zagwarantować płynne przejście nowego pracownika do roli, do której został przydzielony. Zależnie od organizacji proces ten może się różnić, gdyż strategia wdrożenia każdorazowo musi być opracowywana na podstawie kultury biznesowej oraz polityki firmy. W niektórych zakładach panują bardzo swobodne zasady, zaś w innych – hierarchia oraz formalność stanowią ważne elementy środowiska pracy. Nowy pracownik musi mieć świadomość, w jakim otoczeniu przyjdzie mu pracować i na jakich zasadach.
Onboarding krok po kroku
Proces wdrażania powinien przebiegać wieloetapowo. Z jednej strony trzeba zadbać o formalności, czyli dokładne przedstawienie firmy, panującej w niej hierarchii oraz obowiązków wynikających z pełnionego stanowiska. Z drugiej zaś strony działy HR muszą wyciągnąć pomocną rękę do nowego pracownika w kwestii zapoczątkowania relacji koleżeńskich, wczucia się w atmosferę i zwyczaje firmowe.
Tworzenie onboardingu w pierwszym kroku polega na generowaniu pomysłów, aby następnie dokonać ich selekcji. To działania mające na celu stworzyć starter będący schematycznym postępowaniem względem każdej nowo zatrudnionej osoby. Rozwiązania te powinny być uniwersalne, aby mogły być wdrażane dla każdego stanowiska pracy. Jednocześnie starter musi zostać zrealizowany od początku do końca w taki sposób, aby każdy pracownik mógł bazować na podobnych doświadczeniach początkowych, a także posiadać podobny zasób wiedzy o przedsiębiorstwie, podejmowanych i planowanych działaniach, a także preferowanym stylu komunikacyjnym. Tradycyjnie onboarding wprowadzany jest 2-3 tygodnie przed rozpoczęciem pracy i trwa przez kolejne 2-6 miesięcy.
Czemu służy długi okres wdrażania pracowników?
Strategia wdrażania pracowników ma na celu lepsze zapoznanie się z praktykami pracy oraz przeprowadzenie szerokiego szkolenia organizacyjnego. Wprowadzenie do biznesu powinno być istotnym elementem pracy działów HR, a także ważnym wyznacznikiem dla kierownictwa, dzięki któremu można ocenić, jaki jest pracownik i jak reaguje na nowe środowisko. Onboarding ma pomóc nowo zatrudnionym osobom poczuć, że są mile widziani i dobrze przygotowani do pracy.
Rzucenie na głęboką wodę może powodować przerażenie i stres. Jeśli zostanie przygnieciony ilością informacji i ogromnym zakresem obowiązków, może poczuć, że nie nadaje się do tej pracy i zwyczajnie z niej zrezygnować. Przez źle opracowany lub brak procesu wdrożenia przedsiębiorstwa muszą mierzyć się z wysokim stopniem rotacji. Zatrudniają dużo osób, ale niewiele z nich utrzymuje się przez lata na swoim stanowisku. Niektórzy rezygnują już po kilku pierwszych dniach, a inni znikają zaraz po zakończeniu okresu próbnego.
Z kolei dobrze poprowadzony onboarding pozwala zminimalizować poziom rotacji. Działania wdrażające zmniejszają strach, zwiększając tym samym poczucie bezpieczeństwa. Pracownik może na spokojnie poznać i dostosować się do nowego otoczenia, przygotować techniki i narzędzia ułatwiające pracę, a także zawiązać pierwsze relacje ze współpracownikami. Ma czas, aby zrozumieć rozkład decyzyjności i wewnętrzne systemy funkcjonujące w firmie. Dzięki temu nie napotka później na problemy wynikające z braku wiedzy i może efektywnie wykonywać powierzone mu zadania. Dobrze przygotowany starter skraca czas potrzebny na przeszkolenie nowego pracownika. Nie dość, że szybciej staje się niezależny to również szybciej osiąga biegłość w swojej specjalizacji.
Zalety onboardingu
Dzięki strategii wdrażania pracownicy zdobywają pozytywne doświadczenia już od samego początku swojej przygody z firmą. Znacznie zwiększa to ich motywację oraz pomaga pozbyć się stresu wynikającego z nieznanej sytuacji. Dla działów HR bardzo ważna jest umiejętność prostego, a jednocześnie wyczerpującego wyjaśnienia obowiązków na danym stanowisku. Pracownik już od pierwszych dni powinien wiedzieć, jakie będą stawiane przed nim wymagania. W ten sposób będzie dokładnie rozumiał pełnioną przez niego rolę i jej znaczenie dla firmy. Odpowiednie wdrożenie do pełnionej roli zwiększa poczucie sensu swoich działań. Jeśli pracownik nie dostrzega wartości, jaką niesie jego praca, trudno jest mu identyfikować się z organizacją i powielać jej wartości. Jednak znając i rozumiejąc znaczenie swojej pracy, staje się bardziej w nią zaangażowany.
Onboarding znacznie usprawnia proces rekrutacji, a przy tym promuje pracodawcę wśród potencjalnych pracowników. Dobre doświadczenia z rekrutacji przekładają się na pozytywne opinie zamieszczane na forach, grupach oraz portalach oceniających. Posiadając pozytywne recenzje, łatwiej jest przyciągnąć do firmy osoby wysoko uzdolnione i dobrze wykwalifikowane, a tym samym poprawiać jakość kadrową. W przedsiębiorstwie, w którym zachowana jest wysoka kultura organizacyjna, pracownicy zachowują się odpowiednio do sytuacji oraz reagują z większym spokojem na nagłe kryzysy. Jeśli pracownik już na początku pracy zdobywa świadomość o misji, wizji i wartościach firmy, łatwiej jest mu trzymać się wyznaczonej strategii biznesowej. Nie podejmuje działań przeczących odgórnym celom i założeniom.
Odpowiednio przeprowadzony onboarding zwiększa efektywność pracowników, zmniejszając ich zagubienie i niepewność, które często pojawiają się na samym początku pracy. Jednocześnie stanowi istotne wsparcie w minimalizowaniu poziomu rotacji. Jeszcze większą skuteczność można uzyskać poprzez łączenie onboardingu z testami psychometrycznymi i oceną cech osobowości. Rekruterzy mogą dokonać wstępnej selekcji kandydatów do pracy na platformie Staffly, po czym przejść do rozmów rekrutacyjnych z osobami najlepiej dopasowanymi do stanowiska. Wyłonieni pracownicy przechodzą przez proces wdrożenia i mogą zacząć z pełnym zaangażowaniem rozwijać się zawodowo.
