Wywiad z Agnieszką Grabią, Kierowniczką działu rekrutacji w Pekabex.

Obejrzyj lub odsłuchaj rozmowę w całości:

YouTube

Spotify

Apple Podcasts

Rozmowa:

Kolejnym gościem podcastu jest Agnieszka Grabia, która w Pekabex pełni rolę kierowniczki działu rekrutacji. Jest HR-owcem z 15-letnim doświadczeniem, głównie w międzynarodowych firmach produkcyjnych. Cześć, Agnieszka, bardzo miło gościć Cię w naszym podcaście. 

Dzień dobry, witam serdecznie. 

Na początku zadam Ci standardowe pytanie, od którego zaczynamy każde nasze nagranie. Jeżeli miałabyś określić się w kilku słowach, to kim jest Agnieszka? 

Myślę, że definiuje mnie to, co lubię. W pierwszej kolejności lubię ludzi. Lubię podróże, zwierzęta – zwłaszcza psy, a także kwiaty. Myślę, że to jest dobra kolejność. Natomiast jestem HR-owcem, co też mnie mocno definiuje. Tak jak wspomniałeś, mam 15 lat doświadczenia, czyli sporo. Prywatnie powiedziałam o tym, że jestem podróżniczką, ale też ostatnio biegaczką i rzeczywiście mocno się tym zapaliłam, więc w głowie odblokowały się pewne blokady, które były wcześniej.

Dobrze, czyli mamy połączenie ludzi, psów, kwiatów, podróży, biegów – całkiem szeroki zakres od A do Z. Aktualnie pracujesz na stanowisku kierowniczki działu rekrutacji. Zastanawiam się, jak na co dzień wygląda Twoja praca na tym stanowisku i co byś określiła, że jest w niej najciekawsze? 

Moja praca to zespół. Mam 4 osoby w moim zespole, które są specjalistkami do spraw rekrutacji. Ja też zajmuję się rekrutacją – tak jak mówi o tym moje stanowisko – chociaż mówi się o nas, że w Pekabeksie jesteśmy miękkim HR-em. Mamy rozdzielony dział personalny od działu HR. Do działu HR wchodzą w skład jeszcze 3 osoby, więc łącznie jest nas 8. Działamy dla całej organizacji. Co jest najciekawsze? Myślę, że różnorodność, bo organizacja jest mocno różnorodna. Jesteśmy firmą produkcyjną, czyli produkujemy prefabrykaty – duże elementy betonowe. Natomiast drugą częścią jest szeroko pojęte budownictwo, czyli wykorzystanie naszych elementów, które produkujemy. Mniej więcej tak to wygląda. Różnorodność procesów, problemów, ale też różnorodność ludzi, bo jest nas bardzo dużo, około 2 tysięcy. Jest kogo poznawać i z kim współpracować. 

Jako HR-owiec z 15-letnim doświadczeniem na pewno masz dużą wiedzę na temat tego, jak ta rola zmieniała się i nadal zmienia na przestrzeni ostatnich kilkunastu, a może nawet kilkudziesięciu lat. Zastanawiam się, czy Twoim zdaniem kompetencje niezbędne dla każdego HR-owca to pewien stały zestaw cech, który się zmienia, czy może wygląda to zupełnie inaczej? Jeśli ktoś dzisiaj stwierdziłby: Chciałbym zostać HR-owcem, to co powinien sobą reprezentować? 

Jak już wspomniałam – w tej pracy trzeba lubić ludzi. Kontakt z nimi i komunikatywność to, myślę, podstawa, podobnie jak umiejętność reagowania na różne sytuacje. Tak jak powiedziałeś, ta rola zmieniała się przez lata. Pamiętam czasy, kiedy kupowało się Gazetę Wyborczą z dodatkiem „Praca” – dziś wygląda to zupełnie inaczej. Obecnie to my jesteśmy bardziej zaangażowani w poszukiwanie kandydatów, zamiast czekać, aż sami do nas trafią i rzeczywiście musimy ich mocno zachęcać. Natomiast to cały czas jest praca z ludźmi. Mimo że czasami musimy wypełniać tabelki, które może nie są dla nas, HR-owców, szczególnie interesujące – bo jesteśmy aktywni, dużo mówimy – to rzeczywiście jest to połączenie różnych cech. Myślę, że jestem przykładem na to, że niekoniecznie trzeba mieć wykształcenie w tym kierunku. Nie skończyłam zarządzania zasobami ludzkimi, to nie było moje pierwsze wykształcenie. Oczywiście z czasem pojawiły się kursy i studia podyplomowe. Teraz jest więcej możliwości. Są one bardziej dostępne, ale jednocześnie konkurencja jest większa, bo więcej osób jest zaangażowanych w te procesy.

Muszę przyznać, że z rozmów z różnymi przedstawicielkami i przedstawicielami działów HR wiem, że szczególnie trudno jest dziś znaleźć pracę na początkowym etapie, ponieważ ofert jest naprawdę bardzo mało. Zastanawiam się więc w kontekście strategii rekrutacyjnych, w jaki sposób na przykładzie Pekabexu budujecie tzw. przewagę konkurencyjną w pozyskiwaniu kandydatów w tym trudnym obszarze produkcyjno-budowlanym? Wydaje mi się, że w tej branży tradycyjnie występuje deficyt wykwalifikowanych pracowników, prawda?

Tak, rzeczywiście spotykamy się z tym. Poszukujemy przede wszystkim osób z doświadczeniem w prefabrykacji, ale również w budownictwie – zwłaszcza inżynierów budowy. Jesteśmy dużą organizacją i mamy tego świadomość. Częściowo jesteśmy rozpoznawalni na rynku i chcemy, aby tak pozostało. Jako stabilny pracodawca oferujemy pracownikom zatrudnienie na dłuższy okres, a nie tylko na kontrakt, co również stanowi naszą przewagę. Działamy na rynku od ponad 50 lat, więc doświadczenie mówi samo za siebie. Myślę, że naszą przewagą jest również to, że realizujemy duże i ciekawe kontrakty – co jakiś czas bijemy rekordy w produkcji naszych prefabrykatów oraz inwestycji, które podejmujemy. Budujemy duże obiekty, czyli fabryki, hale, stadiony, więc mamy udział przy dość konkretnych inwestycjach. Myślę, że jest to prestiżowe dla kandydatów, którzy u nas pracują, ponieważ mogą później pochwalić się tym doświadczeniem. 

Jak wspominałaś na początku, obecnie zatrudniacie około 2000 pracowników. Zastanawiam się, jak przy tak dużej skali organizacji wygląda sam proces selekcji i weryfikacji kandydatów na różne szczeble stanowisk? Bo, tak jak mówiłaś, oprócz Ciebie w zespole są jeszcze cztery osoby, a to nie jest duży zespół.

Tak, cztery osoby. Oczywiście koleżanki, o których wspomniałam, które są poza moim zespołem, też zajmują się po części rekrutacją. Zespół nie jest duży, natomiast zapotrzebowanie mamy dość spore. Moje dziewczyny w zespole rekrutacji są mocno zaangażowane w te procesy i znają te stanowiska, są w stanie weryfikować kandydata już na samym początku. Wiedzą, jak zadawać pytania i jakie pytania zadawać. Często dzięki zdobytemu doświadczeniu mają solidną wiedzę techniczną. W procesie rekrutacji mamy zaangażowanych również menedżerów, więc też wspieramy się tutaj nawzajem. Jesteśmy w stanie technicznie zweryfikować kandydata. Samo CV często dużo nie mówi. Natomiast podczas rozmowy możemy sprawdzić, czy dana osoba faktycznie ma doświadczenie lub potencjał.

Wyczytałem, że ponad 60% stażystów w PKB zostaje zatrudnionych na stałe. Być może w kontekście poszerzania horyzontów dla naszych słuchaczy byłby to ciekawy temat. Czy macie jakieś konkretne, twarde wskaźniki, które decydują o tym, czy kandydat przechodzi z etapu stażu na pełną ścieżkę kariery?

Dla nas kluczowa jest rekrutacja, która właśnie się rozpoczęła, ponieważ to okres targów na uczelniach. Mamy już otwarte zapotrzebowania na stażystów – w większości są to osoby kończące lub jeszcze studiujące budownictwo, a czasem architekturę, w zależności od obszaru. Jeśli kandydat studiuje jeden z tych kierunków i przychodzi do nas na wakacyjny staż – lipiec, sierpień, wrzesień – a przy tym się sprawdza, wykazuje chęć współpracy i dostrzegamy w nim potencjał, to jak najbardziej może zostać. Praca później często odbywa się w niepełnym wymiarze, co pozwala na ukończenie studiów. Zdarza się również, że niektórzy przechodzą ze studiów dziennych na zaoczne. Nie wszyscy jednak się sprawdzają. Jesteśmy dużą organizacją, więc warto wykorzystać staż, by sprawdzić, czy to komuś odpowiada. Czasem się zdarza, że jednak niekoniecznie ktoś woli mniejszą organizację. Natomiast myślę, że dla studentów to jest duża szansa na to, żeby spróbować dużych projektów i mieć swoją cząstkę w dużej organizacji. 

To, co zwróciło moją uwagę, to fakt, że w opiniach na jednym dość popularnym portalu kandydaci szczególnie doceniali komunikację zwrotną ze strony działu HR. Zastanawiam się, czy macie wypracowane standardy dotyczące komunikacji z kandydatami, np. czas odpowiedzi, formę feedbacku, która was obowiązuje? Szczególnie kwestia feedbacku to temat rzeka – wiem, że bywa z tym różnie. Czy macie wypracowane procedury na wypadek, gdy kandydat nie spełnia wymagań, ale widzicie w nim potencjał na przyszłość?

Jak najbardziej. Wiemy, że kandydaci odrabiają „zadania domowe” i często pytają, co poszło nie tak. Jestem też zwolennikiem niepalenia mostów – kandydat, który dziś kończy studia, za dwa lata będzie miał już dwuletnie doświadczenie. Co jakiś czas wracamy do kandydatów, informujemy ich, czego jeszcze zabrakło. Ostatnio miałam sytuację, gdy kandydatka nie miała jeszcze wystarczającej wiedzy, ale umówiliśmy się, że wróci za jakiś czas. Jestem zdania, że na przyszłość możemy się umówić i wrócimy do rozmów, współpracy.

Zostając jeszcze przy temacie komunikacji, zastanawiam się, na co Twoim zdaniem kandydaci, którzy chcieliby u Was pracować, powinni zwrócić uwagę, jeszcze zanim wyślą swoje CV?

Myślę, że warto, aby zapoznali się z ofertą, ponieważ często zdarza się, że trafiają do mnie osoby, które zupełnie nie spełniają oczekiwań. Jeśli w ogłoszeniu zaznaczam, że poszukuję kogoś kończącego budownictwo lub architekturę, to inne obszary mnie niekoniecznie interesują. Jednak pracując w zespole, mamy świadomość, kto prowadzi dany proces rekrutacyjny, więc czasami podsyłamy sobie kandydatów. Może się zdarzyć, że ktoś nie pasuje do mojego procesu, ale będzie odpowiedni do innego – i to jak najbardziej u nas funkcjonuje.

Teraz pytanie może nieco trudniejsze – jakie są Wasze największe wyzwania rekrutacyjne, z którymi mierzycie się na co dzień i w jaki sposób staracie się je adresować?

Nasze obecne i przyszłe wyzwania rekrutacyjne wynikają z mocnego rozwoju na rynkach zachodnich. W Niemczech realizujemy już trzy kontrakty. Mamy też współpracę w Skandynawii, więc to jest pozyskiwanie osób pod kątem HR-u. To też jest poszukiwanie osób z Polski, ale również nawiązywanie współpracy z kandydatami z zagranicy. Mamy zatrudnionych Niemców czy Szwedów, więc wiąże się to również z problemami komunikacyjnymi. Inaczej pracuje się w innych krajach, są inne zasady. 

Inna kultura, prawda? 

Tak, jak najbardziej, więc tego się uczymy. Natomiast to jest bardzo fajne doświadczenie. 

Myślę, że wszystko, co jest związane z ekspansją na rynki zagraniczne, jest bardzo ciekawym doświadczeniem. Dlatego myślę, że jest to interesujący przypadek, tym bardziej że kandydaci ze względu na ich tzw. dopasowanie kulturowe różnią się od siebie. W związku z tym zastanawiam się, czy kandydaci, których poszukujecie w Polsce, mają jakieś charakterystyczne cechy lub kompetencje, które różnią ich od tych, których poszukujecie na rynkach zagranicznych?

Myślę, że nie różnią się znacząco, choć kultura faktycznie jest inna. W Polsce pracownicy częściej zmieniają pracę, podczas gdy w Niemczech sytuacja na rynku, zwłaszcza w budownictwie, wygląda nieco inaczej. Natomiast rzeczywiście musimy się trochę nagimnastykować, żeby mieć dobrą ofertę i przedstawić siebie. Jesteśmy znaną i rozpoznawalną marką w Polsce, a tam dopiero wchodzimy. Mamy już pierwsze sukcesy. Wyciągamy wnioski i wspieramy się pomocą naszych kolegów z Niemiec. Mamy tam zakład prefabrykacji, który kupiliśmy jakiś czas temu, więc to nie jest dla nas zupełnie nowy obszar. 

W porządku. Mam jeszcze pytanie dotyczące analityki HR. Przyznam szczerze, że po naszym podcaście często dostajemy pytania od słuchaczy, aby podpytać bardziej doświadczonych gości o metryki stosowane w rekrutacji. Czy macie jakieś kluczowe metryki dla zespołu rekrutacji lub całego działu HR? Jeśli tak, to jakie? I czy te metryki zmieniają się na przestrzeni miesięcy lub lat, dostosowując się do warunków dyktowanych przez rynek?

Jesteśmy stosunkowo młodym działem HR w Pekabeksie, więc wiele rzeczy jest dopiero wprowadzanych. To także zasługa naszej dyrektor, Kasi Dopadko, która przekonała zarząd, że można tak robić. Mamy dużą swobodę w proponowaniu różnych rozwiązań, więc uważam, że to jest bardzo fajne. Rzeczywiście mierzymy długość procesu i jak on długo trwa. 

Czy macie jakieś średnie, którymi byście chcieli się podzielić, może jako benchmark branżowy? 

Z tym bywa różnie. Zakładamy, że pracownika produkcji staramy się pozyskać w krótszym czasie niż np. kierownika projektu, ponieważ są to znacznie trudniejsze rekrutacje. Niektóre procesy trwają bardzo długo, ponieważ mamy dość wysokie wymagania. Nie chcę podawać konkretnych liczb, ale wyciągamy wnioski i czasem zmieniamy kryteria. Zdarza się, że początkowo zakładany profil kandydata okazuje się trudny do znalezienia, więc inwestujemy w niego i chcemy go czegoś nauczyć. 

Zastanawiam się jeszcze, jak u Was wygląda temat, który budzi emocje w wielu firmach, nie tylko w działach HR – mam na myśli współpracę HR z biznesem. Z jednej strony, jak to funkcjonuje u Was? A z drugiej – patrząc szerzej, co Twoim zdaniem działy HR mogą robić lepiej, aby skutecznie współpracować z biznesem na co dzień?

Myślę, że przede wszystkim trzeba słuchać biznesu, poznać strategię tych działań i kierunek, w którym idziemy. Chodzi o to, żeby nie być tylko działem wsparcia do rekrutacji, ale także wiedzieć, jakie są rzeczywiste problemy. To nie tylko reagowanie na problemy, ale też proponowanie rozwiązań. Możemy zaproponować, stanąć z boku, mieć inne spojrzenie. Oczywiście ważne jest posługiwanie się analityką, o której wspomnieliśmy wcześniej, żeby zasugerować, co trwa i ile czasu czy pieniędzy nam to zabiera. Jeżeli czasu, to i pieniędzy. Mierzymy koszty rotacji, ile nas to kosztuje i co możemy zmienić, żeby tego uniknąć. Myślę, że ważne jest również zaangażowanie w to, żeby HR był traktowany jak partner w biznesie. 

A nie jak sługa, prawda? 

Tak, my – wszystkie koleżanki z HR-u – rzeczywiście wypracowałyśmy to sobie w Pekabeksie. Mamy też na to przyzwolenie, a nasi menedżerowie są otwarci.

Jeszcze pogłębiając temat z drugiej strony – czy Twoim zdaniem jest coś, co biznes może robić lepiej, aby skuteczniej współpracować z HR-em?

Myślę, że komunikacja to podstawa. Sytuacja często się zmienia, więc ważne jest, aby na bieżąco informować nas o zapotrzebowaniu – czy to o braku potrzeby zatrudniania pracowników, czy o pozyskiwaniu nowych kontraktów. Im szybciej dowiemy się o nowych kontraktach, tym szybciej będziemy mogły zareagować. Wiemy, że pozyskanie pracownika nie trwa 1-2 dni – czasem się udaje, ale to jest jakiś złoty strzał. Chcemy się oczywiście do tego odpowiednio przygotować. Ważna jest komunikacja, współpraca i uczestnictwo w spotkaniach na bieżąco. 

Tak, w zasadzie z jednej i z drugiej perspektywy, mając dużo doświadczenia zarówno w rozmowach z działami HR, jak i biznesem, mogę się podpisać pod tym obiema rękami. Odnosząc się do wyzwań, o których wspominałaś – które z jednej strony są perspektywą firmy, ale z drugiej także branży – gdybyś wyobraziła sobie idealny świat, w którym masz zaczarowaną różdżkę, która może sprawić, że jedno wyzwanie, czy to w twojej pracy, czy w branży, po prostu zniknie, to jaka pierwsza rzecz przychodzi Ci do głowy i dlaczego?

To trudne pytanie. Zmagamy się z dużą konkurencją na rynku, więc chcemy być dobrym pracodawcą. Rzeczywiście prześcigamy się w różnych metodach, ale komunikacja, jak wszędzie, czasami zawodzi. Gdybym mogła przyspieszyć proces, chętnie otrzymywałabym feedback szybciej od menedżera, żeby móc wrócić do kandydata. To z pewnością przyspieszyłoby niektóre procesy. Zdaję sobie sprawę, że wyzwania będą zawsze i to właśnie one nas napędzają, więc je przyjmuję. Fajnie jest, gdy mogę proponować rozwiązania, więc tak to podsumuję. 

Na koniec naszej rozmowy chciałbym zapytać o obszar, który zawsze jest niezwykle ciekawy z perspektywy rozwoju. Zawsze prosimy naszych gości o polecajki – czy to prywatne, czy służbowe. Zastanów się, co ostatnio ciekawego przeczytałaś, zobaczyłaś, gdzie może byłaś, co pozwoliło ci stać się lepszym pracownikiem lub lepszym człowiekiem. Może masz jakieś podcasty, wydarzenia, konferencje, które zrobiły na Tobie duże wrażenie w ostatnim czasie i które z przyjemnością poleciłabyś naszym słuchaczom i słuchaczkom?

Tak, myślę, że będę mocno w obszarze mojego działania. Ponad tydzień temu byłam na konferencji w Warszawie Nowa Ja w Budownictwie, poświęconej kobietom w tej branży. Na sali było ponad 200 kobiet – inżynierki, kierowniczki, także osoby z HR-u i marketingu. Polecam historie tych kobiet, które pełnią często menedżerskie role na budowach i nie tylko. W przyszłym roku też chciałabym wziąć udział. Jeśli chodzi o książki, ostatnio czytałam Duchowość ciała. Polecam, żeby zweryfikować, na ile nasze ciało daje nam sygnały w życiu – nie tylko w sensie fizjologicznym, ale także jako odpowiedź na nasze problemy.

Super! Oczywiście zarówno konferencję, jak i książkę zawrę w opisie, aby każdy zainteresowany mógł się z nimi bliżej zapoznać. Myślę, że to naprawdę świetna, merytoryczna klamra, którą można spiąć naszą dzisiejszą rozmowę. W imieniu wszystkich naszych słuchaczy i widzów chciałem Ci bardzo podziękować za Twój czas, bo też przypuszczam, że jesteś naprawdę bardzo zajętą osobą i masz całą masę rzeczy na głowie. Mam nadzieję, że ten odcinek, skupiony na tajnikach działania działów HR w dobrze funkcjonujących polskich przedsiębiorstwach, będzie inspirujący i wartościowy dla naszej publiczności. Dziękuję, Agnieszka, za Twój czas i za to, że podzieliłaś się tymi tajnikami z naszą publicznością. 

Bardzo dziękuję. Cała przyjemność po mojej stronie. 

Jeśli chcesz otrzymać przykładowe testy dla stanowisk, na które rekrutujesz, wypełnij poniższy formularz, a my prześlemy Ci taki test.

Po wypełnieniu testu otrzymasz raport Kandydata oraz Rekrutera aby zobaczyć jaki feedback otrzymują obydwie ze stron.