Wywiad z Wojciech Pankowskim, Wiceprezesem agencji pracy tymczasowej Work&Profit

Obejrzyj lub odsłuchaj rozmowę w całości:

YouTube

Spotify

Apple Podcasts

Naszym gościem jest Wojciech Pankowski, który pełni rolę wiceprezesa zarządu w Work&Profit – agencji pracy tymczasowej. Wojtek to doświadczony menedżer, ekspert w branży HR, a w Work&Profit odpowiada za rozwój strategiczny, zarządzanie operacyjne czy też budowanie relacji z kluczowymi partnerami biznesowymi. 

Bardzo miło Cię widzieć i gościć w naszym podcaście. 

Mnie również jest bardzo miło. Mam nadzieję, że spełnię oczekiwania osób, które będą słuchać tego podcastu i podzielę się z Wami ciekawymi przemyśleniami.

Jestem tego bardziej niż pewien. Na rozgrzewkę zacznę od standardowego pytania, które zadaję wszystkim naszym gościom — gdybyś miał się opisać w kilku słowach, to jak byś to zrobił? Kim jest Wojtek?

Wojtek jest przede wszystkim ojcem. Jest mężem. Jest człowiekiem, który ma pasję. Uwielbiam chodzić po górach, jeżdżę na nartach. Jestem też tekściarzem, muzykiem oraz fascynują mnie nowoczesne technologie i próbuję je wdrażać w mojej organizacji, którą prowadzę razem z moimi kolegami.

Nawiązując do bardzo bogatego doświadczenia związanego z działalnością agencji pracy, zastanawiam się, co jest Twoim zdaniem największym wyzwaniem w rozwijaniu agencji rekrutacyjnej na polskim rynku? Co robicie, żeby przezwyciężać te wyzwania?

Mamy za sobą blisko 25 lat doświadczenia. Zaczęliśmy ten biznes w 2001 roku, kiedy działaliśmy jako spółka cywilna. Rok później przekształciliśmy się w spółkę z o.o. Od samego początku największym wyzwaniem były dla nas uwarunkowania prawne. Niestabilność prawna i podatkowa to coś, z czym mierzy się nie tylko agencja pracy tymczasowej lub jakakolwiek firma pracująca w branży HR, a właściwie każdy przedsiębiorca w Polsce. Moim zdaniem jest to największe wyzwanie, które było od zawsze i mam obawę, że zapewne przez długi czas się to nie zmieni. Z tego powodu stale współpracujemy z kancelarią prawną. Jesteśmy obecni na różnego rodzaju webinarach czy spotkaniach, gdzie uzyskujemy informację o tym, co może zmienić się w prawie i jak może to wpłynąć na prowadzenie naszego biznesu. Gdyby uregulowania prawne nie zmieniały się tak często i dawały nam możliwość większego rozwoju, na pewno mógłbym powiedzieć, że biznes prowadzi się o wiele lepiej. Innym wyzwaniem na pewno jest konkurencja. Pamiętam, jak było 20 lat temu, kiedy musieliśmy dokonywać naprawdę wielu wysiłków, żeby wbić się na rynek. Tak samo robią obecne firmy, które powstają, ponieważ jest to ciężki biznes. Dużo firm odpada, ale wciąż jest ogromne parcie konkurencji. Często pojawiają się nowe firmy, które moim zdaniem stosują różnego rodzaju nieuczciwe metody, jeżeli chodzi o konkurencję biznesową. Jednak kwestia postrzegania agencji pracy tymczasowej w kontekście legalności prowadzenia tego biznesu to temat na osobną rozmowę. Przy uczciwej konkurencji stosujemy mniej więcej te same stawki, działamy na tych samych zasadach prawnych. Najgorszą konkurencją jest ta konkurencja, która nie trzyma się zasad. Niestety wciąż takie agencje w Polsce funkcjonują. Znam historie o ich praktykach, których nie będę przytaczał, ale są tak szokujące, że trudno uwierzyć, do jakich metod się posuwają, aby wejść na rynek. 

Kolejnym wyzwaniem, z którym się mierzymy, jest brak pracowników. Obecne pokolenie, które wchodzi na rynek pracy, ma odmienne podejście do pracy. Nie chodzi jednak o to, by winić pokolenie. Jest to dla nas wyzwanie, które wymaga dostosowania się do ich potrzeb. Wracając do kwestii prawnych, musimy jeszcze mierzyć się z niżem demograficznym oraz problemami związanymi z próbą ochrony polskiego rynku pracy przed obcokrajowcami, co skutkuje zaostrzaniem przepisów. Ostatnio te zmiany były szeroko dyskutowane w naszej branży. Choć jeszcze nie weszły w życie, stanowią poważne zagrożenie, ponieważ mogą ograniczyć liczbę osób dostępnych do podejmowania pracy oraz liczbę kandydatów. Musimy zatem zwiększać swoją konkurencyjność i wyróżniać się na tle innych agencji, aby pozyskać pracowników i sprawić, by przyszli do nas, a nie do innych agencji. Myślę, że to trzy główne problemy, z którymi będziemy się mierzyć jeszcze przez długi czas. Jest taki „złoty moment” dla agencji, gdzie panuje równowaga między liczbą kandydatów a zapotrzebowaniem firm na pracowników. Z perspektywy tych dwudziestu kilku lat, pamiętam może tylko jeden taki moment, kiedy rzeczywiście mieliśmy tę równowagę – wtedy nie mieliśmy większych problemów ze znalezieniem pracownika, a pracodawcy byli gotowi na współpracę z agencjami. To biznes, który zawsze będzie się borykał z wyzwaniami i myślę, że to się szybko nie zmieni.

Zastanawiam się, jak to wygląda z perspektywy osób pracujących w działach HR, które na co dzień nie mają zbyt wiele do czynienia z agencjami. Jakie są, według Ciebie – z punktu widzenia osoby zarządzającej – główne różnice pomiędzy agencją pracy stałej a agencją pracy tymczasowej?

Może Cię to zaskoczyć, ale jako osoba zarządzająca taką firmą, zajmujemy nie tylko rekrutacjami stałymi, ale przede wszystkim działalnością agencji pracy tymczasowej. Jest to zarządzanie tak jak każdą inną spółką – mamy te same wyzwania, podobne rozmowy, spotkania, planowanie, budżetowanie i tak dalej. Różnice pojawiają się dopiero na poziomie operacyjnym. Z jednej strony masz różnice w samych procesach. Proces rekrutacji stałej jest bardziej złożony, wieloetapowy, ukierunkowany na pozyskanie osoby, która ma pracować u naszego klienta przez dłuższy okres. W przypadku pracy tymczasowej cały proces składa się z kilku etapów, ale staramy się je jak najbardziej skrócić. Czas jest jednym z kluczowych czynników przy rekrutacji, ponieważ w kontrakcie mamy określony czas na zrekrutowanie danej osoby na stanowisko. Mówimy tu o tak zwanych zamówieniach dedykowanych, stałych i podobnych. Natomiast mamy też coś takiego jak zamówienia niestandardowe, które wykraczają poza ramy umów, które zawieramy z naszymi klientami, a które dla dobra współpracy z naszym klientem musimy realizować. To jest prawdziwa gra z czasem. Musimy błyskawicznie obsadzić zmianę u klienta, który nagle zostaje bez pracownika, na przykład z powodu choroby. W związku z tym etapy rekrutacyjne muszą zostać maksymalnie skrócone, abyśmy mogli spełnić warunek czasu. 

Czym jeszcze różnią się te dwa procesy? Na pewno tym, że pracownik tymczasowy w dalszym ciągu jest pod naszymi skrzydłami. Wykonuje dane czynności naszego klienta i to my jesteśmy za niego w dużej mierze odpowiedzialni. Rozliczamy się z nim, odprowadzamy podatki oraz składki ZUS. Jeżeli coś się dzieje, to nasz pracownik kieruje się z tym do nas. Cała obsługa prawna tak naprawdę jest też po naszej stronie. Czasami zdarza się, że to my musimy „świecić oczami” za to, co dzieje się u naszego klienta. Z kolei pracownik zrekrutowany w procesie rekrutacji stałej, po długim procesie selekcji, czyli po kilku rozmowach, testach kompetencyjnych, jeśli są wymagane oraz rozmowie z naszym klientem – trafia na stanowisko u klienta. W tym przypadku wchodzą również kwestie gwarancyjne. Jeśli pracownik nie sprawdzi się w określonym czasie, udzielamy gwarancji naszym klientom. To są podstawowe różnice, jeśli chodzi o procesy i operacyjne zarządzanie tymi dwoma rodzajami działań w obszarze HR.

Wspominałeś przed chwilą o rekrutacji i selekcji. Jak wygląda ten proces w Work&Profit? Jakie metody stosujecie do selekcji i weryfikacji kandydatów, których rekrutujecie lub delegujecie? Na co Twoim zdaniem klienci agencji rekrutacyjnych zwracają największą uwagę?

Zacznijmy może od rekrutacji stałej. Chcę zaznaczyć, że nie jest ona naszą domeną. Większość operacji, których dokonujemy u nas w firmie, dotyczy rekrutacji pod kątem pracy tymczasowej. Nie jest to marginalna część naszej działalności, ale też nie jest to główny obszar. W większości przypadków stałą rekrutację robimy dla tych samych klientów, dla których przeprowadzamy rekrutację na pracowników tymczasowych. Osoby zaczynające jako pracownicy tymczasowi często są przyjmowane przez naszych klientów jako ich stali pracownicy. Jak wspominałem — rekrutacja stała wymaga topowego podejścia. Mamy w zespole doświadczone osoby, które wiedzą, w jaki sposób przeprowadzać rozmowy i  dokonywać odpowiedniej selekcji. Dodatkowo korzystamy z różnych programów wspomagających ten proces. Natomiast w przypadku rekrutacji do pracy tymczasowej, jak już wcześniej zaznaczyłem, kluczowy jest czas. Proces rekrutacyjny musi być skrócony do minimum, a weryfikacja kandydatów musi przebiegać bardzo szybko. Tutaj też oczywiście pomagają nam wszelkiego rodzaju środki techniczne. Mamy chatboty, które zadają wstępne pytania i mogą wskazać kandydatowi, czy warto kontynuować aplikację. Jeśli kandydat nie spełnia podstawowych wymagań, przechodzenie do kolejnego etapu rekrutacji nie ma sensu. Następnie odbywa się rozmowa z rekruterem, który ma wyznaczone konkretne punkty do omówienia. Profilowanie kandydata dla danego klienta, zwłaszcza w dzisiejszych czasach, jest bardzo istotne. Pamiętam czasy, kiedy liczyła się „sztuka” i wystarczyło wysłać człowieka. To było bardzo dawno temu. Teraz klienci mocno zwracają uwagę na to, jaki kandydat trafia do nich i czy rzeczywiście spełnia warunki ustalone na etapie zawierania kontraktu, ponieważ to wszystko jest tam szczegółowo opisane. Jeżeli dana osoba spełnia wymagania klienta, jest do niego wysyłana. Na miejscu klient może ewentualnie podjąć decyzję, czy dana osoba faktycznie nadaje się do wykonywania konkretnej pracy. Jeśli wszystko jest w porządku, to mamy sukces.

Zastanawiam się, czy macie jakieś konkretne miary, które stosujecie do oceny sukcesu rekrutacji? Czy oceniacie go tylko na podstawie tego, jak długo kandydat pozostaje w danym miejscu, czy też bierzecie pod uwagę tak zwany performance?

Tak, wymieniłeś dwa z kilku elementów. Dalej wracam do tego, że w tej branży bardzo ważny jest czas, zwłaszcza przy niestandardowych zamówieniach. Powinniśmy spełnić wymagania naszego klienta i przesłać mu w pożądanym czasie daną osobę na określone miejsce pracy.

Czy są jakieś orientacyjne widełki czasowe, w których klient może spodziewać się takiej osoby?

Nie ma takich widełek. Czasami mamy zamówienia dosłownie na kilka godzin przed. Na przykład, jeśli zakład produkcyjny musi utrzymać produkcję, a kluczowy pracownik nagle wypadnie, jedynym ratunkiem jest szybki kontakt z agencją. Dzwonimy do naszego koordynatora lub rekrutera, który może skierować odpowiednią osobę do naszego klienta. To są takie sytuacje, gdy brak osoby gotowej do pracy od zaraz sprawia, że jest to praktycznie niewykonalne. W ciągu zaledwie kilku godzin nie da się przeprowadzić pełnej rekrutacji. W każdym razie dajemy radę, a poziom zadowolenia naszych klientów jest na naprawdę dobrym poziomie. Ważne jest, jak szybko zrealizujemy daną usługę. Jeżeli to nie są jednorazowe akcje, a pracownik ma być u klienta przez dłuższy czas, kluczową kwestią staje się retencja, czyli utrzymanie pracownika na danym stanowisku. To również jest jeden ze wskaźników, który pozwoli nam ocenić, czy dana rekrutacja i współpraca z danym klientem przebiega prawidłowo. Mamy kilku kluczowych partnerów, którzy oceniają również jakość pracy naszych pracowników. Takie oceny wpływają na wizerunek naszej firmy, na przykład w ramach rocznych podsumowań. Ostatnio byliśmy na spotkaniu u jednego z naszych ważnych klientów i okazało się, że poziom satysfakcji z naszych pracowników wynosi 83%.

Super, to jest bardzo dobry wynik.

Tak, moim zdaniem to ogromny sukces. Nie każdy klient jednak dokonuje takich ocen. Wydaje się, że wśród klientów rośnie trend polegający na tym, by poza podstawowymi wskaźnikami, jak obecność pracownika na stanowisku, stopniowo wprowadzać dodatkowe współczynniki oceniające jakość naszej pracy na terenie ich zakładów.

Podejrzewam, że jako osoba pracująca z klientami masz dużą wiedzę na ten temat, więc zastanawiam się, jakich kompetencji wśród kandydatów najczęściej poszukują obecnie firmy, które są Waszymi klientami? Czy zauważasz na przestrzeni lat nowe, kluczowe umiejętności?

Nasza agencja specjalizuje się w retailu. Przede wszystkim dostarczamy pracowników do marketów czy różnego rodzaju sklepów i współpracujemy z największymi sieciami w Polsce. Ważne są kompetencje miękkie, takie jak elastyczność pracownika, aby w razie potrzeby można było go łatwo przesunąć z jednej pozycji na inną. Twardych, technicznych kompetencji nabywają podczas szkoleń. Natomiast zauważyłem, że ze względu na rozwój technologii, nasz klient życzyłby sobie, by osoby, które do niego trafiają, posiadały łatwość w obsłudze nowoczesnych urządzeń, które zostały wprowadzone na przestrzeni ostatnich lat. Moim zdaniem pożądane kompetencje są determinowane przez rozwój technologii. 

Tak, w pełni się z tym zgadzam. Bardzo często podczas rozmów z klientami słyszę, że istotne są umiejętności obsługi nowoczesnych urządzeń, a z drugiej strony także kompetencje cyfrowe, czyli zdolność odnalezienia się w świecie, który bardzo szybko postępuje. A teraz na koniec, czy masz jakieś rady dla firm, które chcą zoptymalizować swoje procesy rekrutacyjne? Na co bardziej zwrócić uwagę, a na co mniej? 

Moim zdaniem obecnie jedyną słuszną drogą jest rozwój technologii. Jeżeli dalej mówimy o czasie, który jest najważniejszym czynnikiem w agencjach pracy tymczasowej, to należy skupić się na skracaniu i optymalizowaniu procesów, zwłaszcza tych powtarzalnych, które da się usprawnić poprzez sztuczną inteligencję. Świadomość sztucznej inteligencji jest coraz większa w społeczeństwie i myślę, że to będzie bardzo duża szansa dla firm, które zrozumieją, jak duża moc drzemie w tej nowoczesnej technologii. Wiele dużych firm może być wypierana przez mniejsze przedsiębiorstwa, które będą bardziej świadome, jak nowoczesna technologia może zwiększyć ich konkurencyjność. Oczywiście pod warunkiem, że te większe firmy nie zdadzą sobie z tego sprawy.

Przyznam, że z naszej perspektywy, jako dostawcy technologii dla dużych firm, również widzimy, że przewagę można zdobyć tym, że „jest się zwinnym jak motorówka”, jak to mówię. W dużych organizacjach procesy, wdrażanie nowych technologii czy zdobywanie wiedzy często trwają znacznie dłużej. Więc tak, zdecydowanie mogę się podpisać pod tym, co mówisz. Na koniec rozmów zawsze staram się jeszcze dorzucić jakieś polecajki. Czyli co z twojej wiedzy, doświadczenia, a może także zainteresowań, mógłbyś polecić naszym słuchaczom i widzom, żeby się zainspirowali? Mam tu na myśli książki, filmy, seriale — coś, przy czym rzeczywiście możesz się czegoś dowiedzieć, nauczyć albo odpocząć, bo to również powinna być integralna część pracy każdego z nas.

I to jest właśnie największy problem, dlatego, że zawsze brakuje mi czasu do odpoczynku. Jednak jak już go znajduję, staram się to robić w totalnym wyciszeniu, bez telewizji, w górach. Teraz zaczyna się sezon narciarski, na który już jestem nakręcony. Za tydzień mam pierwszy wyjazd, więc na pewno spędzę ten czas na przemyśleniach, relaksie i nabieraniu dystansu do tego, co się dzieje. Chcę zyskać więcej inspiracji, aby z większą siłą ruszyć dalej. Takim relaksem jest również dla mnie to, co robimy razem z moimi kolegami. Mamy swój zespół i to są najlepsze momenty w tygodniu — kiedy mogę się z nimi spotkać. 

To znaczy, że gracie i śpiewacie?

Tak, dokładnie.

Możesz zdradzić nazwę zespołu i gdzie macie najbliższy występ? Może ktoś ze słuchających będzie akurat w pobliżu. 

Serdecznie zapraszam Was 6 grudnia do klubu Awaria w Krakowie na ulicy Mikołajskiej. Tam będziemy dawać prawdopodobnie jeden z ostatnich koncertów w tym roku. Zespół nazywa się BlueSfera Band. Gramy razem już od kilku lat, w niezmiennym składzie. Ja gram na harmonijce i piszę teksty. Jest to dla mnie naprawdę duża odskocznia od życia prywatnego i zawodowego. 

Zatem przyłączam się do zaproszenia: 6 grudnia, klub Awaria w Krakowie. Mam nadzieję, że uda się kogoś tam pozdrowić. Jeśli ktoś z Was będzie obecny, podejdźcie, proszę do Wojtka i powiedzcie, że jesteście od Mistrzyń i Mistrzów HR — będzie nam naprawdę bardzo miło!

A w ramach zachęty, każdy, kto powoła się na Twój podcast, otrzyma od nas płytę z autografem.

Widzę, że mamy jeszcze dodatkowe benefity dla naszych słuchaczy, więc jeszcze raz serdecznie zapraszam. Myślę, że to naprawdę fajna puenta, która zbliża nas do końca tego odcinka. W imieniu naszych słuchaczy i widzów chcę Ci bardzo serdecznie podziękować przede wszystkim za Twój czas, bo jak sam wspomniałeś, czas jest najcenniejszym zasobem, który możemy komuś ofiarować. Mam nadzieję, że to spotkanie przyniosło wartość merytoryczną dla wszystkich naszych słuchaczy i widzów.

Bardzo dziękuję. Mam nadzieję, że to, co przekazałem, przyda się Wam zarówno w życiu prywatnym jak i zawodowym.

Dzięki! Do usłyszenia.

Otrzymaj swój przykładowy test rekrutacyjny

Jeśli chcesz otrzymać przykładowe testy dla stanowisk, na które rekrutujesz, wypełnij poniższy formularz, a my prześlemy Ci taki test.

Po wypełnieniu testu otrzymasz raport Kandydata oraz Rekrutera aby zobaczyć jaki feedback otrzymują obydwie ze stron.